• by: Prymacc
  • March 24th, 2021
  • Category:

Thuiswerkvergoeding voor werknemers: hoe zit dat?


De fiscale administratie heeft in een recente Circulaire de nieuwe spelregels toegelicht omtrent de vergoeding voor thuiswerk, al dan niet in het kader van de Covid-19 Pandemie. De nieuwe regeling wordt gevolgd door de RSZ. In principe gaat deze pas in op 1 maart 2021, maar de Administratie heeft aangekondigd dat ze dezelfde principes zal toepassen vanaf 1 januari 2020.

Waarover gaat het?

Onder bepaalde voorwaarden zijn bedragen, die een werkgever aan een werknemer uitbetaalt als een vergoeding voor gedane kosten, aftrekbaar bij de werkgever en niet belastbaar bij de werknemer. Dit zijn de zogenaamde ‘kosten eigen aan de werkgever’.

De nieuwe circulaire regelt, naast de fiscale behandeling van de terugbetaling van ‘kantoorkosten’, ook de fiscale gevolgen bij financiële tussenkomst door de werkgever bij aankoop  van kantoormeubilair en informaticamateriaal bij thuiswerk door de werknemer.. 

Let wel: de nieuwe regels zijn enkel van toepassing op werknemers die werk verrichten in hun private lokalen, tijdens normale werkdagen, en kunnen dus niet toegepast worden voor weekend- of avondwerk, maar evenmin voor bedrijfsleiders, waarvoor een aparte regeling bestaat.


Wat zijn kantoorkosten ?

Dat zijn alle kosten die courant gemaakt worden om een beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen: gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis, kantoorbenodigdheden zoals papier, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud
Hoeveel mag de belastingvrije kantoorvergoeding bedragen?

De Circulaire voorziet in een forfaitaire, niet belastbare maandelijkse vergoeding van maximum 129,48 EUR, en dit vanaf 1 april 2020. Voor de maanden april, mei en juni 2021 wordt dit bedrag alsnog verhoogd tot 144,31 € per maand. Deze bedragen worden eveneens door de RSZ aanvaardt als een niet belastbare terugbetaling. 

Het forfaitaire bedrag wordt niet verminderd omwille van deeltijds werk of jaarlijkse vakantie, maar het is wél vereist dat het om ‘gestructureerd’ thuiswerk gaat: de werknemer wordt veronderstelt het equivalent van één werkdag per week thuis te presteren. Dit kan dus per dag, halve dag of zelfs met een aantal uren per dag, maar wel altijd tijdens de normale werkuren.

Wordt dit ‘forfait’ overschreden, dan dienen bewijsstukken te worden voorgelegd, om te vermijden dat de vergoeding aanzien wordt als een bezoldiging. In dat geval moet bewezen worden dat het effectief gaat om kosten eigen aan de werkgever, en dat de vergoeding ook daadwerkelijk daaraan werd besteed. 

Bewijst de werknemer zijn werkelijke beroepskosten in zijn aangifte personenbelasting, dan is hij uiteraard verplicht om de forfaitaire vergoeding daarop in mindering te brengen in de mate dat het om dezelfde kosten gaat.

Wat met de tussenkomst in de aankoop van kantoormeubilair?

De werkgever kan ook tussenkomen bij de aankoop door de werknemer  van materiaal voor zijn/haar thuiskantoor, zoals een bureaustoel, bureautafel, printer enz…  


Voorwaarden: 

  • De aankoop en terugbetaling moeten gestaafd worden door bewijsstukken
  • Terugbetaling kan enkel voor investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitoefenen
  • De terugbetaling moet redelijk zijn, rekening houdend met de normale levensduur. De volledige terugbetaling in één keer van bijvoorbeeld een bureaustoel, zal niet aanvaard worden, omdat een bureaustoel geacht wordt gemiddeld 10 jaar mee te gaan.
  • De terugbetaling mag geen betrekking hebben op investeringen aan het gebouw, die als privéuitgaven worden beschouwd, zoals deuren, wanden e.d
  • De terugbetaling moet beperkt zijn tot het materiaal dat de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt.

Kan de forfaitaire kantoorvergoeding gecumuleerd worden?

Zeker wel. De forfaitaire vergoeding kan gecumuleerd worden met:

  • de voornoemde tussenkomst in de aankoop van kantoormeubilair
  • een vergoeding van maximum 20 EUR per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en
  • een vergoeding van maximum 20 EUR per maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur of
  • een vergoeding van maximum 10 EUR per maand voor het professioneel gebruik van een eigen, tweede computerbeeldscherm, of printer/scanner

Formaliteiten?

Er is een ficheverplichting.  Vanaf inkomstenjaar 2022 moeten alle vergoedingen, dus ook de financiële tussenkomst door de werkgever bij aankoop van kantoormeubilair,  worden opgenomen op de individuele fiche 281.10 van de werknemer.

Let wel:  er wijzigt niets aan de bestaande regeling voor het persoonlijk gebruik van een door de werkgever kosteloos ter beschikking gestelde pc, tablet, internetaansluiting, mobiele of telefoon of telefoonabonnement. Er zal nog altijd een voordeel alle aard wegens privégebruik aangerekend worden, daaraan verandert niets.
 

Prymacc Logo
Onze missie is u te adviseren in de groei van uw onderneming. En daar gaan wij heel ver in. U bent geen dossier bij ons. Wij denken proactief met u mee.
KANTOOR BEGIJNENDIJK
Plankenbrug 60
3130 Begijnendijk
T: 016 25 50 45
F: 016 25 49 45
M: 0496 40 46 24
KANTOOR KEERBERGEN
Nachtegalendreef 3 bus A
3140 Keerbergen
Tel: 015 76 26 33
Fax: 015 76 26 34